fbpx
Kaizen คืออะไร

Kaizen คืออะไร? วิธีคิดการพัฒนาองค์กรของญี่ปุ่นที่ใช้งานได้จริง พร้อมตัวอย่าง

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

ปัจจุบันนี้การแข่งขันทางด้านธุรกิจมีความรุนแรงมากยิ่งขึ้น กลยุทธ์ในการทำการตลาดและการพัฒนาองค์กรจึงเป็นสิ่งที่สำคัญมากขึ้นในการเติบโตของธุรกิจ วันนี้ผู้เขียนจึงนำหนึ่งในกลยุทธ์การพัฒนาองค์กรจากประเทศญี่ปุ่นที่มีชื่อว่า Kaizen หรือไคเซ็น มาแนะนำให้กับผู้อ่านทุกคนครับ

Kaizen เป็นแนวคิดการบริหารและการพัฒนาเพื่อให้บริษัทหรือองค์กรเติบโตอย่างมีประสิทธิภาพ โดย Kaizen ประกอบด้วยคำภาษาญี่ปุ่นสองคำคือคำว่า “Kai” ซึ่งแปลว่าการพัฒนาหรือการเปลี่ยนแปลงและคำว่า “Zen” ซึ่งแปลว่าความดี ดังนั้น Kaizen จึงแปลว่า “การเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้น”

โดยกลยุทธ์การทำงานแบบ Kaizen ไม่ใช่แค่กลยุทธ์ที่พูดเอาสวยหรู แต่เป็นกลยุทธ์ที่นำมาใช้ได้จริงและต้องการความร่วมมือจากทุกคนในบริษัทตั้งแต่ระดับบอร์ดบริหารไปจนถึงพนักงานตัวเล็กๆ ด้วยหัวใจของ Kaizen คือการเคารพซึ่งกันและกัน ช่วยกันพัฒนาบริษัททีละเล็กทีละน้อยอย่าง ต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพ

เนื่องจากมีความเข้าใจผิดค่อนข้างเยอะในการทำงานแบบ Kaizen จึงทำให้มีโอกาสที่การนำกลยุทธ์แบบ Kaizen ไปใช้ผิดวิธีจะทำให้บริษัทยิ่งแย่ลงกว่าเดิม วันนี้ผมจึงนำหัวใจและเครื่องมือที่ถูกต้องพร้อมกับตัวอย่างของการทำ Kaizen แบบจริงจังมาฝากเพื่อน ๆ เจ้าของธุรกิจทุกคน

4 เครื่องมือที่ช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายในการพัฒนาแบบ Kaizen

ในกระบวนการการทำงานของการพัฒนาแบบ Kaizen มีเครื่องมือสำคัญอยู่ทั้งหมด 4 อย่าง ที่จะช่วยให้คุณนำไปปรับใช้และประยุกต์กับธุรกิจได้

1. 5ส ระบบการทำงานแบบ 5ส คือระบบการทำงานห้าขั้นตอน ได้แก่ สะสาง สะดวก สะอาด สร้างมาตรฐานและสร้างวินัย

ทั้ง 5 อย่างนี้คือ สิ่งที่ต้องคำนึงอยู่เสมอเพื่อใช้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดข้อเสียหรือสิ่งที่ไม่จำเป็นในกระบวนการการทำงานและการผลิตขององค์กร

2. ระบบการทำงานแบบ PDCA

การทำงานแบบ PDCA คือการทำงานแบบวนลูกเพื่อการพัฒนาอย่างต่อเนื่องซึ่งมีด้วยกันทั้งหมด 4 ขั้นตอนที่จะทำวนไปซ้ำไปซ้ำมาได้แก่

Plan คือ การวางแผนสำหรับการพัฒนาหรือการลงมือทำอะไรบางอย่างในองค์กร โดยอาจเริ่มต้นจากการศึกษาปัญหาพื้นฐานที่อยู่ในองค์กรหรือกระบวนการผลิต แล้วเริ่มออกแบบแผนเพื่อแก้ปัญหาเหล่านั้น

Do คือ แผนงานมาลงมือทำเพื่อให้เกิดผลลัพธ์ ซึ่งไม่ว่าผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจะเป็นผลลัพธ์ในแบบที่ต้องการหรือไม่ก็ตาม แต่ก็เป็นการทดสอบสมมติฐานที่เกิดจากการวางแผนเพื่อต่อยอดนำสู่การพัฒนา

Check คือ การนำผลลัพธ์ที่เกิดจากการลงมือทำในข้อที่แล้วมาตรวจสอบ โดยใช้เวลาตรวจสอบให้สั้นและรวดเร็วที่สุดเพื่อนำไปสู่การ Step ถัดไป

Act คือ หลังจากที่ทำการวิเคราะห์ตรวจสอบผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นทั้งหมด แล้วค้นพบต้นเหตุของปัญหาพร้อมวิธีแก้ไข จะต้องเร่งลงมือแก้ไขให้รวดเร็วที่สุดหลังจากที่มีบทสรุปหรือผลลัพธ์ออกมาแล้ว

โดยเมื่อลงมือทำถึงขั้นนี้แล้วก็จะต้องมีการวางแผนต่อไปในอนาคตเพื่อแก้ไขปัญหาใน Step ที่แล้ว ซึ่งก็จะกลับไปสู่ข้อ Plan อีกครั้งหนึ่ง แล้วทำแบบนี้วนซ้ำไปซ้ำมาเพื่อให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่องในองค์กร

3. ความสูญเสีย 7 ประการจากการดำเนินงานขององค์กร

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าไม่ว่าจะเป็นแผนงานที่ดีแค่ไหนทีมงานเก่งและลงมือทำอย่างรัดกุมมากเท่าไหร่ ไม่ว่าอย่างไรก็มีโอกาสจะเกิดข้อผิดพลาดขึ้นได้ทั้งสิ้น แล้ว

ถ้าเกิดขึ้นจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องโฟกัสหรือใส่ใจกับการสูญเสียทั้ง 7 ข้อนี้เป็นอย่างแรก ได้แก่ การผลิตที่มากเกินไป (overproduction) , การจัดเก็บสินค้า (inventory) , การขนส่ง (transportation) , เคลื่อนไหวขององค์กร( motion) , กระบวนการผลิต (processing) , เวลาจากการรอคอย (delay) , การผลิตที่ผิดพลาด (defact) ซึ่งการทำงานด้วยระบบ kaizen คือการพยายามลดการสูญเสียทั้ง 7 ข้อนี้ให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้

4. 5W 1H

สุดท้ายถือเป็นเครื่องมือในกาาวิเคราะห์ประสิทธิภาพได้ดีอย่างยิ่งนั่นคือ who, what, where, when, why, how ซึ่งเป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพในการย่อยข้อมูลในปริมาณมหาศาลให้อยู่ในรูปแบบที่จัดระเบียบได้ง่ายและเข้าใจได้ง่ายขึ้น

หัวใจสำคัญของการใช้แนวคิด Kaizen

รูปจาก StartupGuys.net

1. เป็นการเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้นเสมอ

โดยการพัฒนาที่ดีขึ้นต้องมาจากการ วางแผน ทดลอง วิเคราะห์ แก้ไขอยู่เสมอ

2. เริ่มการพัฒนาจากเล็ก ๆ น้อย แต่ต่อเนื่อง

แนวคิดแบบ Kaizen ไม่ใช่การพัฒนาครั้งใหญ่ที่จะแปลงโฉมองค์กรในไม่กี่เดือน แต่เป็นการมีวิสัยทัศน์และวางแผนเพื่อพัฒนาทีละเล็กทีละน้อย ต่อยอดสู่การเปลี่ยนแปลงในอนาคต

3. ต้องสามารถนำไปใช้ได้กับทุกแผนก ไม่ใช่แค่ไลน์ผลิต

การวางแผนงานเพื่อนำแนวคิด Kaizen มาใช้ ต้องสามารถนำไปปรับใช้ได้กับทุก ๆ ภาคส่วนในองค์กร ต้องไม่ยากเกินจนทำไม่ได้ แต่ก็ห้ามง่ายเกินไปจนไม่เกิดการพัฒนา ซึ่งทั้งหมดขึ้นอยู่กับการสื่อสารและการวางแผนของผู้นำองค์กร

ตัวอย่างการใช้แนวคิด Kaizen ในการทำธุรกิจ

ตัวอย่างแรก บริษัทที่ทุกคนน่าจะรู้จักกันเป็นอย่างดีนั่นคือ บริษัท Toyota นั่นเอง โดยปัจจัยการทำงานและพัฒนาของ Toyota นั้นคือ ทุกอย่างต้องใช้การร่วมมือจากทุกคนในองค์กร และทุกอย่างสามารถทำให้ถูกและดีขึ้นได้เสมอ เพียงแค่ต้องใช้เวลาที่เหมาะสมเท่านั้น

นอกจากนี้ในไลน์การผลิตของ Toyota นั้น นอกจากให้ความสำคัญกับตัวเครื่องจักรแล้วยังต้องคำนึงถึงหัวใจของพนักงานด้วย ซึ่งเป็นหลักการพัฒนาของ Kaizen อย่างชัดเจน

ตัวอย่างที่ 2 ตัวอย่างการขยายกิจการร้านอาหาร ยกตัวอย่างเช่น ถ้าปากซอยมีร้านก๋ยวเตี๋ยวมาขาย ในตอนต้นมีที่นั่งแค่ 4 โต๊ะ แต่เมื่อเวลาผ่านไป ลูกค้ามาขึ้นก็เปลี่ยนจากการรับออเดอร์ด้วยการจำเป็นการเขียน เมื่อเห็นว่าลูกค้าเพิ่มขึ้นเพราะอร่อยและเริ่มมีลูกค้ามากขึ้นไปอีกก็ค่อยๆ เพิ่มจำนวนเก้าอี้ จากนั้นก็ค่อยๆ ขยายร้าน นำแท็บเลตและอินเทอร์เน็ตมาใช้ในการเก็บเงิน การจัดการบัญชี การรับออเดอร์  ปรับปรุงสูตรให้รสชาติคงทีจนถึงสามารถขยายสาขาได้ในที่สุด

แน่นอนว่าคงไม่มีลุงขายก๋วยเตี๋ยวที่ไหนที่จะเริ่มใช้แท็ปเลตรับออเดอร์ตั้งแต่วันแรก ทั้งหมดเป็นการค่อยๆ วางแผน ค่อยๆ พัฒนา ค่อยๆ เติบโตโดยการแก้ไขปัญหาทีละจุดๆ เมื่อมีพนักงานเข้ามาก็ค่อยๆ เรียนรู้และเติบโตไปด้วยกัน จนสามารถสร้างระบบและโมเดลธุรกิจเฟรนไชส์ได้ในที่สุดครับ

จะเห็นว่าสุดท้ายแล้วการพัฒนาด้วยหลักคิดแบบ Kaizen ไม่ใช่วิธีที่การขั้นเทพที่ช่วยพลิกโฉมธุรกิจได้ทันที แต่เป็นวิธีการที่เรียบง่าย ประณีต ดูเหมือนไม่ใช่สิ่งสำคัญแต่กลับเป็นวิธีคิดและวิธีการที่ทำได้จริง สุดท้ายหวังว่าคุณจะสามารถนำหลักการเรียบง่ายในแบบของญี่ปุ่นนี้ไปปรับใช้และเกิดประโยชน์ต่อธุรกิจนะครับ

หากใครอยากอ่านบทความการบริหารธุรกิจของคนญี่ปุ่นเพิ่มเติม คุณอาจจะชอบบทความ Just-in-Time (การบริหารจัดการการผลิตแบบทันเวลาพอดี) ของ Toyota เช่นกันครับ

การทำการตลาดยุคโควิดสำหรับธุรกิจอุตสาหกรรม
Uncategorized @th
kanyakorn

วิธีเอาตัวรอดของธุรกิจอุตสาหกรรม จะการทำตลาดอย่างไรดีในยุคโควิด 19 ?

บริษัทโตโยโกอยากจะมาเล่าแชร์ประสบการณ์การทำธุรกิจและการทำการตลาดในยุคโควิด 19 ที่ยาวนานมาแรมปี ซึ่งพวกเราคิดว่าน่าจะเป็นผลดีให้กับเพื่อนร่วมอุตสาหกรรมการผลิต การบริการ รวมถึงผู้ประกอบการโรงงานอุตสาหกรรมทุกคนที่ได้รับผลกระทบจากสถานการณ์โควิดนี้

Read More »
หลังคาบ้านรั่วซึม
B2C
kanyakorn

ปัญหาหลังคาบ้านรั่วเรื้อรังเกิดจากอะไร? มีวิธีแก้ยังไงได้บ้าง

ปัญหาหลังคาบ้านรั่วซึมเรื้อรัง ซ่อมเท่าไหร่ก็ไม่หายขาด รู้สาเหตุที่ทำให้หลังคาบ้านรั่ว พร้อมวิธีแก้ไขอย่างยั่งยืน

Read More »